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Elektronische Dokumente sind heutzutage wichtiger Bestandteil im Tagesgeschäft. Egal ob E-Mails, Rechnungen oder Produktinformationen, die Flut an Dokumenten lässt nicht nach.

Die Frage nach dem "wo" im Hinblick auf das Ablegen dieser digitalen Schriftstücke ist dabei ebenso wichtig wie das leichte Auffinden zu einem späteren Zeitpunkt. Abhilfe schaffen hier DMS (Dokumenten-Management-Systeme). Dabei werden die Dokumente in einem zentralen System abgelegt, so dass sie von allen berechtigten Benutzern wiedergefunden und eingesehen werden können. Auch eine Historie, in welcher die Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar bleiben, ist von großer Bedeutung.

dynaDMS

In dynaOFFICE erfüllt das Modul dynaDMS genau diese Anforderungen - und noch mehr. Nachfolgend erhalten Sie einen Ausblick auf das im Mai erscheinende Modul, welches die zentrale Verwaltung von Dokumenten vereinfacht, und Ihnen wertvolle Zeit im Alltag verschafft.

Übersichtsseite

dynaDMS Dashboard

Über die zentrale dynaDMS-Übersichtsseite erhalten Sie Informationen über den Speicherplatzverbrauch in Ihrem persönlichen Ordner, aktuell in Bearbeitung befindliche Dokumente sowie eine Historie der zuletzt geöffneten Dokumente. Durch einen Klick gelangen Sie damit sofort in die Dokumenten-Bearbeitung oder rufen zuletzt angesehene Dokumente auf.

Upload von Dokumenten

Laden Sie einfach Ihre Dokumente (z.B. Bilder, PDFs, Word-Dateien, etc.) auf den Server hoch, geben Sie die Stammdaten wie Titel, Beschreibung und Kategorie ein, und überlassen Sie die zentrale Ablage einfach dynaDMS. Auch die Eingabe von Schlüsselwörtern, zur leichteren Auffindbarkeit, ist möglich.

Persönlicher Ordner

Sie haben einen eigenen persönlichen Ordner, den nur Sie einsehen können. Sollten Sie Dokumente mit anderen teilen wollen, nutzen Sie einfach...

Kategorien als Ordner

In dynaDMS sind virtuelle Ordnerstrukturen mit beliebiger Tiefe möglich. Diese werden Kategorien genannt. Legen Sie nach Belieben neue Kategorien an, sortieren Sie Ihre Dokumente wie in Datei-Ordnern ein, und geben Sie diese auf Basis von Gruppen für Lesen, Schreiben und Verändern frei.

Suche

Immer wieder unterschätzt ist das einfach Auffinden von Dokumenten. Nutzen Sie die Schnellsuche, mit deren Hilfe Sie eine Volltextsuche im Titel, der Beschreibung und/oder den Schlüsselwörtern durchführen können.

Oder nutzen Sie die erweiterte Suche, um nach weiteren Kritierien zu filtern, z.B. Erstell- oder Änderungsdatum, Autor, u.a.

Dokumente ansehen

In der Dokumenten-Ansicht erhalten Sie einen Überblick über die Stammdaten des Dokuments, und können diese auch bearbeiten.

Meta-Daten

Zu einem Dokument werden viele weitere Informationen gespeichert, z.B. Titel, Beschreibung, Erstell- und Änderungsdatum, Datei-Typ und -Größe sowie Schlüsselwörter. Auch der physische Speicherort oder das letzte Änderungsdatum sind für Administratoren einsehbar.

Download

Laden Sie eine Kopie des Dokuments direkt vom Server, um es sich anzusehen. Schnell und unkompliziert. Wenn Ihr Browser über eine Verknüpfung zu dem Dokumenten-Typ verfügt (z.B. PDFs), werden diese direkt zur Ansicht in dem dafür geeigneten Programm angeboten.

 

Stammdaten des Dokuments

Dokumente editieren

Dokument bearbeiten

Dokumente können bearbeitet werden, und zwar sowohl die Meta-Daten, als auch das Dokument selbst.

Check-Out

Zum Schutz vor gleichzeitiger Änderung an einem Dokument muss dieses erst an dynaDMS zur Bearbeitung angemeldet werden. Dies geschieht durch das sogenannte "Check-Out". Danach kann kein anderer Benutzer eine geänderte Version des Dokuments einspielen, bevor der vorherige Benutzer das Dokument nicht wieder angemeldet hat...

Check-In

Nach der Bearbeitung eines Dokuments (z.B. in einem Textverarbeitungsprogramm) wird es wieder auf den Server geladen. Dadurch entsteht automatisch eine neue Version - das alte Dokument bleibt weiterhin über die Historie aufrufbar. Diesen Vorgang nennt man "Check-In".

Rechte

Über das dynaOFFICE Rechtesystem wird geregelt, welche Gruppen überhaupt Zugriff auf dynaDMS erhalten. Da es aber wichtig ist, Zugriffe feiner abzustufen (Ansicht, Editieren, Löschen), werden Kategorien für Gruppen freigegeben. Somit ist ein gemeinsamer Zugriff - falls gewünscht - für bestimmte Benutzergruppen möglich.

Änderungsprotokoll

Auch Änderungen an den Meta-Daten werden protokolliert. In den dafür vorgesehen Logs kann - jeweils auf das gerade aufgerufene Dokument bezogen - jede Änderung nachvollzogen werden.

Datenspeicher verwalten

Die Datenspeicher, welche dynaDMS verwaltet, sind Laufwerke auf Ihrem Server oder angebundene Netzlaufwerke.

Typen

Bei der Anmeldung von Datenspeichern wählen Sie einen Typ aus: Standard, Historie oder Archiv. Dokumente werden je nach Status im jeweiligen Datenspeicher abgelegt, oder bei Bedarf verschoben. Dadurch können Sie z.B. sehr schnellen lokalen Speicher für die aktiven Dokumente (Standard) nutzen, und langsameren aber kostengünstigen Speicher für Historie oder Archiv.

Auslastung

Sie erhalten eine Anzeige der Auslastung der angemeldeten Datenspeicher über den Admin-Bereich. Wird eine kritische Auslastung erreicht, erhalten alle Administratoren eine E-Mail Benachrichtigung.

 

Integration mit Modulen

Um Verknüpfungen mit Objekten in anderen Modulen durchführen zu können, verfügt dynaDMS über eine komplexe interne API. Damit ist es z.B. möglich, Dokumente mit Kunden aus dem Kundenverwaltungssystem dynaCRM zu verknüpfen. Somit sind dann auch Anzeigen zugehöriger Dokumente zu einem Objekt möglich. Auch die Ablage von E-Mails oder Anhängen aus dem Organizer direkt zu einem Kunden wird damit möglich sein.

Natürlich können wir auch bei der Erstellung individueller Module diese API nutzen, um Objekte mit dynaDMS zu verknüpfen. Den Anwendungsmöglichkeiten sind damit fast keine Grenzen gesetzt.

Am Horizont

dynaDMS wird von uns ständig weiterentwickelt. Deshalb wollen wir Ihnen einen kurzen Ausblick auf die kommenden Funktionen geben, welche in weiteren Releases nach und nach veröffentlicht werden:

  • Indizierung von Inhalten von Text-basierten Dokumenten (PHP 5.5.+ erforderlich)
  • Migration von Daten zwischen Datenspeichern gleichen Typs
  • Integration in Clients-Umgebungen via WebDAV
  • Archivierung von E-Mails über den Organizer
  • Papierkorb-Funktion für gelöschte Dokumente
  • Workflows mit Modul-Bezug und Bearbeitungslisten
  • Erstellung und Durchsetzung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Wenn Sie weitere Fragen zu dynaDMS oder dynaOFFICE haben, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.