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Überblick

Über den integrierten E-Mail Client können Benutzer sich ihre E-Mail Konten einrichten, E-Mails abrufen und beantworten, sowie Zuweisungen zu Objekten im System (z.B. zu Kunden-Korrespondenz im CRM) durchführen und im DMS ablegen.

Kontentypen

Es gibt in dynaOFFICE zwei Typen von E-Mail Konten:

  • Benutzer-bezogene E-Mail Konten (einzurichten über das Profil)
  • Gruppen-bezogene E-Mail Konten (einzurichten in der Gruppenverwaltung)

Grundsätzlich lässt sich jedes IMAP-fähige E-Mail Postfach in dynaOFFICE einbinden. Lediglich E-Mail Server, die rein POP3-basierend arbeiten (i.d.R. heute eher selten) können nicht angebunden werden. Dies bedeutet auch, dass die E-Mails immer auf dem E-Mail Server verbleiben, also nicht durch das dynaOFFICE heruntergeladen werden. Im Prinzip funktioniert der E-Mail Client somit wie ein Fenster auf den Server. Löschen von E-Mails bewirkt aber natürlich, dass die E-Mail vom Server verschwindet.

Einrichtung von Konten

Für beide Typen von Konten ist die Einrichtung identisch. Sie unterscheiden sich hauptsächlich dadurch, wer auf sie zugreifen darf (siehe weiter unten).

Benutzer-Konten

Gehen Sie auf Mein Profil => Einstellungen, und klicken Sie auf den Bereich/Reiter E-Mail.

Klicken Sie nun auf Neues E-Mail Konto hinzufügen.

Gruppen-Konten

Gehen Sie auf Admin => Gruppen, und klicken Sie bei der gewünschten Gruppe auf Editieren. Dann klicken Sie auf den Reiter E-Mail.

Klicken Sie nun auf Neues E-Mail Konto hinzufügen.

Neues Konto

Kontodaten

Die folgenden Masken sind für beide Konten-Typen identisch.

Geben Sie bitte in der Maske die geforderten Daten ein:

  • Server-Typ: wählen Sie dynaMAIL, wenn Sie das Business E-Mail Hosting von Dolphin nutzen. Andernfalls wählen Sie Standard (IMAP).
  • E-Mail Adresse: tragen Sie hier die zugehörige E-Mail Adresse des Kontos ein.
  • Konto-Name: wählen Sie einen Namen für das Konto, welcher in der Konten-Auswahlliste im E-Mail Client später angezeigt wird.

Klicken Sie anschließend auf weiter, oder wählen Sie den Reiter Empfangen.

Empfangen

Hier sind die Daten für das Empfangen von E-Mails (über das IMAP-Protokoll) zu erfassen. Geben Sie bitte in der Maske die geforderten Daten ein:

  • IMAP Hostname: geben Sie hier den Hostnamen des Mailservers ein, häufig ist dies imap.domain.tld (wobei domain.tld Ihre Domain aus Ihrer E-Mail Adresse entspricht). Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten.
  • IMAP SSL?: hier sollten Sie, wenn möglich und von Ihrem E-Mail Anbieter unterstützt, Ja wählen. Andernfalls wählen Sie Nein. Dadurch kann sich der Port im nachfolgenden Feld ändern, falls Sie ihn noch nicht manuell angepasst haben.
  • IMAP Port: der Port des Servers, auf welchem der IMAP-Dienst läuft. Kann häufig auf 143 (für nicht-SSL) oder 993 (für SSL) belassen werden. Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten.
  • Benutzername: der Benutzername des Kontos, häufig identisch mit der E-Mail Adresse. Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten.
  • Passwort: das Passwort für das Konto.

Klicken Sie anschließend auf weiter, oder wählen Sie den Reiter Senden.

Senden

Hier sind die Daten für das Senden von E-Mails (über das SMTP-Protokoll) zu erfassen. Geben Sie bitte in der Maske die geforderten Daten ein:

  • Versandmethode: hier ist normalerweise SMTP zu wählen. Fragen Sie ggfs. Ihren dynaOFFICE Administrator, um die richtige Auswahl zu treffen. Alternativ können Sie Mail oder Sendmail wählen.
  • SMTP Hostname: geben Sie hier den Hostnamen des Mailservers ein, häufig ist dies smtp.domain.tld (wobei domain.tld Ihre Domain aus Ihrer E-Mail Adresse entspricht). Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten.
  • SMTP Port: der Port des Servers, auf welchem der SMTP-Dienst läuft. Kann häufig auf 465 belassen werden. Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten. Über den Button Standard-Port können Sie den Port auf 465 zurücksetzen.
  • Verschlüsselung: wenn möglich, sollten Sie die Einstellung auf TLS belassen. Alternativ können Sie SSL oder keine auswählen. Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten.
  • Authentifizierung: dies bedeutet, dass der Client sich am Mailserver anmelden muss, bevor er versendet. Die meisten Mailserver erfordern dies. Ihr E-Mail Anbieter kann Ihnen dazu die erforderliche Einstellung nennen.
  • Benutzername: der Benutzername des Kontos, häufig identisch mit der E-Mail Adresse. Diese Daten haben Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten.
  • Passwort: das Passwort für das Konto.
  • Absender-Name: der Name, welcher als Absender der E-Mails angegeben werden soll. Standard ist Ihre Vor- und Nachname, Sie können das Feld aber auch überschreiben.

Klicken Sie anschließend auf weiter, oder wählen Sie den Reiter Optionen.

Optionen

Hier können Sie die Verfahrensweise für das Löschen der E-Mails sowie eine persönliche Signatur festlegen. Beachten Sie bitte, dass bei Gruppen-Konten die Signatur für alle gilt, welche E-Mails darüber versenden. Somit sollte sie ggfs. keinen Personen-Namen enthalten, sondern eher ein Abteilungsnahme (z.B. "Mit freundlichen Grüßen Ihr Support-Team").

Klicken Sie anschließend auf Speichern. Daraufhin wird die Verbindung getestet. Wenn Sie alles richtig eingegeben haben, wird das Konto angelegt. Andernfalls kontrollieren Sie bitte Ihre Eingaben.

Nun können Sie über die Aktion in der Liste der Postfächer auf zum Postfach klicken, oder über Organizer => E-Mail den Client aufrufen.

 

 

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