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Überblick

Der Bereich Organizer => Kontakte bietet den Benutzern die Möglichkeit, Personen mit ihren Kontaktinformationen in einer Datenbank zu pflegen, durchsuchen und mit anderen Benutzern zu teilen.

Alle personenbezogenen Kontaktdaten werden hochgradig verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

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Hier sehen Sie eine Übersicht der Kontakte in Ihrem aktuellen Adressbuch. Ein privates Adressbuch wird automatisch für jeden Benutzer angelegt. Dieses kann weder gelöscht noch geteilt werden.

Im linken Bereich sehen Sie eine Liste Ihrer Kontakte, die sich im Adressbuch befinden. Klicken Sie einfach auf einen Eintrag, um die Details im rechten Bildschirmbereich anzeigen zu lassen.

Auswahl Adressbuch

Oben links finden Sie ein Pulldown-Feld zur Auswahl eines Adressbuchs:

Der Button Einstellungen (rechts daneben) ermöglicht das Ändern der Eigenschaften von Adressbüchern, welche Sie angelegt haben. Das private Adressbuch kann nicht über Einstellungen geändert werden, ebenso Adressbücher, welche von anderen Benutzern für Sie freigegeben wurden.

Mit dem Button Löschen können Sie Adressbücher löschen. Dies betrifft ausschließlich Adressbücher, die Sie selbst angelegt haben. Sie können weder das persönliche, noch für Sie freigegebene Adressbücher löschen.

Suche

In dem Suchfeld können Sie nach Kontakten suchen.

Die Suche verläuft nach folgenden Regeln:

  • Vorname beginnt mit Suchbegriff
  • Nachname beginnt mit Suchbegriff
  • Firma beginnt mit Suchbegriff
  • E-Mail enthält Suchbegriff (sowohl private als auch geschäftliche)

Wenn Sie die Suche wieder aufheben wollen, klicken Sie auf den Button X rechts neben dem Suchfeld.

Neues Adressbuch erstellen

Um ein neues Adressbuch zu erstellen, klicken Sie rechts oben auf den Button + Adressbuch. Vergeben Sie anschließend einen Namen für das Adressbuch.

Die Zugriffsrechte können Sie anschließend über die Einstellungen vergeben.

Adressbuch Einstellungen

Über den Button Einstellungen (rechts neben der Auswahlliste für die Adressbücher) können Sie den Namen des Adressbuchs ändern, sowie Zugriffsrechte für Gruppen vergeben.

Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, geben Sie im Feld Gruppe hinzufügen den Namen der Gruppe ein. dynaOFFICE sucht Ihnen die entsprechende(n) Gruppe(n) heraus und zeigt Ihnen eine Auswahl an. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag.

Die Gruppen, welche zur Auswahl stehen, werden wie folgt ermittelt:

  • Benutzer ist Administrator: alle Gruppen
  • Benutzer ist kein Administrator: nur Gruppen, in denen der angemeldete Benutzer selbst Mitglied ist

Daraufhin wird die Gruppe in die Liste darunter übernommen. Sie können nun festlegen, was Mitglieder dieser Gruppe in dem Adressbuch tun dürfen:

  • erstellen: Mitglieder dürfen neue Kontakte in dem Adressbuch erstellen
  • editieren: Mitglieder dürfen Kontakte in dem Adressbuch ändern
  • löschen: Mitglieder dürfen Kontakte in dem Adressbuch löschen

Wenn Sie eine Gruppe aus der Liste entfernen möchten, können Sie das über den Button X (am Ende jedes Eintrags) tun.

Die Einstellungen eines Adressbuchs dürfen immer nur von dem Ersteller geändert werden. Auch ein Löschen des Adressbuchs ist nur für den Ersteller zugelassen.

Adressbuch löschen

Um ein Adressbuch zu löschen, wählen Sie das Adressbuch im Auswahlfeld links oben aus, und klicken Sie auf den Button Löschen, rechts neben Einstellungen und dem Adressbuch-Auswahlfeld.

Wenn Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage bestätigen, wird das Adressbuch gelöscht.

Warnung

Das Löschen eines Adressbuchs bewirkt auch das Löschen aller darin befindlichen Kontakte. Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar.

Neuen Kontakt anlegen

Klicken Sie auf den Button "+ Kontakt", um die Maske zur Anlage eines neuen Kontakts aufzurufen. Sie erscheint im Detailfenster rechts.

Füllen Sie das Formular entsprechend aus. Beachten Sie, dass weitere Informationen über die Auswahl der Reiter "Allgemein", "Geschäftlich", "Privat" und "Sonstiges" erfasst werden können.

Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

  • Vorname
  • Nachname
  • Adressbuch-Auswahl (Standard: privates Adressbuch)

Im Feld "Geburtstag" unterstützt Sie eine interaktive Datumsauswahl. Sie können das Datum aber auch im Format TT.MM.JJJJ eingeben.

Das Feld "Land" (sowohl im Bereich "Privat" als auch "Geschäftlich") ist ein Textergänzungsfeld, und bietet Ihnen Auswahlmöglichkeiten aus der integrierten Länder-Datenbank an.

Im Feld "Sonstiges" => "Notizen" können Sie freien Text erfassen. HTML ist hier nicht erlaubt.

Klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie fertig sind.

Kontakt anzeigen

Sie können durch Klick auf einen Eintrag links in der Kontaktliste die Details eines Kontakts anzeigen lassen.

Oberhalb finden Sie die folgenden Reiter:

  • Allgemein: in diesem Bereich können Sie den Namen, die Position, den Firmennamen sowie das Geburtsdatum sehen.
  • Geschäftlich: hier können Sie die geschäftlichen Kontaktdaten sehen
  • Privat: hier können Sie die privaten Kontaktdaten sehen
  • Sonstiges: hier können Sie Notizen zu dem Kontakt sehen

Editieren

Um einen Kontakt editieren zu können, klicken Sie in der Detailansicht des Kontakts rechts unten auf Editieren.

Falls der Button Editieren grau ist, haben Sie in diesem Adressbuch keine Berechtigung zum Editieren der Kontakte.

Nachdem Sie auf Editieren geklickt haben, werden alle Felder des Kontakts zum Ändern freigegeben. Zudem ist es nun möglich, den Kontakt zu löschen (falls Sie die Berechtigung dazu haben).

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Bild ändern

Sie können das Portrait-Bild für den gewählten Kontakt ändern. Dazu klicken Sie unten rechts auf Editieren, danach können Sie auf den Button Ändern klicken, unterhalb des Bildes.

Falls Sie bereits ein Bild hinterlegt hatten, und es nur entfernen möchten, klicken Sie unter dem Bild auf den Button X. Dieser löscht das Bild, und ersetzt es durch das Standard-Bild.

Beachten Sie bitte, dass nur die folgenden Formate zulässig sind: GIF, PNG, JPEG (.gif, .png, .jpg).

E-Mail versenden

Sie können an einen Kontakt direkt aus der Kontaktverwaltung heraus eine E-Mail versenden. Gehen Sie dazu auf den Reiter Geschäftlich oder Privat, und klicken Sie im jeweiligen E-Mail Feld auf das Icon dahinter.

Dadurch öffnet sich das E-Mail versenden Fenster, welches Sie bereits aus dem E-Mail Client heraus kennen. Beachten Sie bitte, dass Sie dafür ein gültiges E-Mail Konto im E-Mail Client eingerichtet haben müssen.

Kontakte verschieben

Sie können einen Kontakt in ein anderes Adressbuch verschieben, indem Sie wie folgt vorgehen:

  • Wählen Sie den Kontakt im Adressbuch aus, den Sie verschieben möchten
  • Klicken Sie in der Detailansicht des Kontakts auf Editieren
  • Wählen Sie im Reiter Allgemein im Auswahlfeld Adressbuch das neue Ziel-Adressbuch aus
  • Speichern Sie den Kontakt

Daraufhin ist der Kontakt in das andere Adressbuch verschoben.

Rechte

Jeder Benutzer erhält ein eigenes, persönliches Adressbuch. Darüber hinaus kann er, die Rechte vorausgesetzt, weitere Adressbücher anlegen.

Neue Adressbücher

Ein Benutzer kann neue Adressbücher anlegen, sofern ihm in den Gruppenrechten das Recht dafür gegeben wurde. Er kann dann allen Gruppen, in denen er Mitglied ist, Zugang zu seinen Adressbüchern ermöglichen. Vergibt er keine Berechtigungen an Gruppen, ist das Adressbuch nur für ihn selbst einsehbar.

Zugriffsrechte

Allgemeine Rechte

In der Gruppenverwaltung können Sie die grundlegenden Rechte für den Zugriff auf die Kontaktverwaltung festlegen.

Das Recht Kontakte: Übersicht ermöglicht den grundlegenden Zugang zur Seite Organizer => Kontakte.

Das Recht Kontakte: öffentliche Adressbücher erstellen aktiviert den Button +Adressbuch in der Kontaktverwaltung, und ermöglicht das Erstellen von weiteren Adressbüchern durch Benutzer dieser Gruppe (inklusive Freigabe für andere Gruppen).

Spezifische Rechte

Ein Zugriff und die damit verbunden Rechte gelten bei Adressbüchern wie folgt:

Adressbuch

Kontakte sehen

Kontakte erstellen

Kontakte editierenKontakte löschen

Adressbuch Einstellungen

Adressbuch löschen
persönliches Adressbuchjajajajaneinnein
selbst erstellte Adressbücherjajajajajaja
fremde Adressbücherwenn freigegebenwenn freigegebenwenn freigegebenwenn freigegebenwenn freigegebennein

 

Sicherheit

Alle Personen-bezogenen Daten der Kontakte werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert.

Logging

Alle Aktionen aus der Kontaktverwaltung werden im Aktivitäts-Log protokolliert.

 

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